Während das normale Telefonieren eine inzwischen vollkommen normale Angelegenheit ist, ist das Telefonieren im Internet und über Computer immer noch eine eher seltene Anwendung. Dementsprechend viel Unsicherheit gibt es bei der Nutzung, weshalb dies ein Versuch ist, die Netiquette auf Empfehlungen für das Telefonieren am Computer zu erweitern.
Netiquette zum Telefonieren am Computer
Vorbereitung
- Mikrofon und Lautsprecher bzw. Headset vorher testen!
Es ist sehr störend, wenn Sie bei einem Telefongespräch Ihren Gesprächspartner zunächst dazu einladen müssen, die Gesprächsqualität bewerten zu müssen. Testen Sie deshalb bitte vorher, ob die Gesprächsqualität Ihrer Anlage genügend ist. Viele Telefondienste bieten hierzu einen kostenlosen Echo-Dienst zum Testen an, den Sie anrufen können. Dort können Sie dann, ähnlich wie einem Anrufbeantworter, Text aufsprechen und gleich danach abhören. - Eventuelle Kamera ausrichten!
Falls der von Ihnen benutzte Telefondienst eine Kamera unterstützt und Sie eine Kamera an Ihrem Computer angeschlossen haben, sollten Sie darauf achten, dass Sie die Kamera in einem ruhigen Moment ausrichten und in einer Vorschau überprüfen, ob das Bild in Ordnung ist. - Stellen Sie Ihren Gesprächsempfangsstatus ein!
Falls Ihr Telefondienst die Einstellung des Gesprächsempfangsstatus unterstützt, nutzen Sie diesen. Möchten Sie beispielsweise aktuell kein Gespräch empfangen, stellen Sie dies über diese Funktion entsprechend ein und informieren auf diese Weise potentielle Anrufer schon vor einem eventuellen Gesprächswunsch, dass Sie zur Zeit nicht gestört werden möchten. - Achten Sie auf die Anrufzeit!
Bevor Sie jemanden anrufen, berücksichtigen Sie die lokale Uhrzeit beim Anrufenden. Möglicherweise ist dort tiefe Nacht, wenn Sie anrufen. Eventuell hat der Empfänger versehentlich seinen Client nicht beendet. Klopfen Sie deshalb, falls der Telefondienst dies ermöglicht, vorher kurz mit einem Chat an. Berücksichtigen Sie aber, dass auch ein Chat-Wunsch meist mit einem akustischen Signal angekündigt wird.
Gesprächsaufbau
- Ist der Anruf wirklich nötig?
Zwar ist das Telefonieren über das Internet sehr günstig oder gar völlig kostenlos, die Arbeitszeit Ihres Gesprächspartners ist deswegen jedoch nicht billiger. Überlegen Sie deshalb bei jedem Anruf, ob dieser wirklich notwendig oder angemessen ist oder ob Sie nicht lieber eine E-Mail schreiben sollten. Achten Sie bitte auch darauf, dass selbst gute Bekannte tagsüber im Büro nicht so mit Ihnen telefonieren können oder wollen, wie zu Hause. - Kündigen Sie - wenn möglich - Telefonanrufe kurz an!
Wenn Sie jemanden unaufgefordert anrufen möchten und Sie einen kurzen Moment Zeit haben, sollten Sie ein Telefongespräch kurz vorher ankündigen, beispielsweise über Chat-Funktionen, die viele Telefondienste integriert haben. Sie geben damit dem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich kurz auf das Telefongespräch vorzubereiten, beispielsweise das Anschließen eines Headsets. Kündigen Sie einen Anruf auch an, wenn Sie bereits mit dem Gesprächspartner im Chat sind, denn möglicherweise befindet er sich in einer Situation, in der er schreiben, aber nicht telefonieren kann (beispielsweise in einer Besprechung). - Bereiten Sie sich vor, bevor Sie anrufen!
Bevor Sie jemanden anrufen wollen, sorgen Sie bitte dafür, dass Ihr Headset bzw. Mikrofon und Lautsprecher angeschlossen und aktiv sind, eventuelle Musik bei sich leiser stellen oder ganz ausschalten und Umgebungsgeräusche auf ein niedriges Maß herunterdrehen. Möglicherweise hat Ihr Gesprächspartner seine Lautsprecher voll aufgedreht und könnte so bei einem ankommenden Anruf mit einer Lawine von Radau begrüßt werden. - Nicht sofort auflegen, wenn Ihr Gesprächspartner das Gespräch annimmt, aber noch nicht spricht!
In vielen Fällen hat ein Benutzer ein Headset nicht ständig an seinem Computer angeschlossen oder den Mikrofoneingang deaktiviert. Haben Sie deshalb einen Moment Geduld, wenn Ihr Gesprächspartner nach der Gesprächspartner nicht unmittelbar mit Ihnen spricht. Legen Sie jedoch bitte umgehend wieder auf, wenn Sie Stimmen hören, jedoch das Gefühl haben, dass Sie nicht direkt angesprochen werden. Möglicherweise nimmt Ihr Gesprächspartner automatisch alle Telefongespräche an, obwohl er aktuell nicht am Platz sitzt.
Gesprächsannahme
- Gespräche nicht automatisch annehmen!
Viele Telefondienste bieten die Möglichkeit, ankommende Telefongespräche automatisch anzunehmen. Tun sie dies nur in Ausnahmefällen. Das Telefongespräch könnte ansonsten zu einem Zeitpunkt angenommen werden, in dem Sie das vielleicht gar nicht möchten und bei einem angeschlossenem Mikrofon die Gespräche im Raum mithören. - Vor einer Gesprächsannahme, eventuelle Musik abschalten!
Wenn Sie während einem Anruf an Ihrem Computer Musik hören, sollten Sie die Musik vor der Gesprächsannahme abschalten, ansonsten wird der Anrufer bei der Gesprächsannahme durch Ihre Musik "begrüßt" und bei höheren Lautstärken kann dies äußerst unangenehm sein. - Bei unbekannten Anrufern aus herkömmlichen Telefonnetzen Namen nennen!
Wenn Sie aus dem herkömmlichen Telefonnetz einen Anruf von einer unbekannten Telefonnummer bekommen, sollten Sie sich bei der Gesprächsannahme üblicherweise mit Ihrem Nachnamen melden. - Schalten Sie eine Kamera nur manuell hinzu!
Stellen Sie Ihren Telefondienst so ein, dass Sie, falls der Telefondienst eine Kamera unterstützt, das Bild nicht automatisch bei einer Gesprächsannahme senden, sondern manuell zuschalten können. Sie vermeiden so plötzliche, unvorbereitete Übertragungen von Ihnen.
Gespräch
- Vorsicht mit Freisprechen!
Das Freisprechen ist beim herkömmlichen Telefonieren eher eine Ausnahme, beim Telefonieren an Computern allerdings eine häufig genutzte Gesprächsform, da viele Benutzer das Tragen eines Headsets als umständlich empfinden. Achten Sie bitte aber dann darauf, dass beim Freisprechen andere Menschen im Raum das Gespräch mithören können, ohne dass Ihr Gesprächspartner darüber möglicherweise nicht in Kenntnis gesetzt ist. - Achten Sie auf eventuelle technische Probleme in einem laufenden Gespräch!
In einem bestehenden Telefongespräch sollten Sie auf eventuelle technische Probleme achten. Häufige Gesprächsaussetzer oder Pausen können auf eine mangelhafte Datenübertragung oder eine zu geringe Bandbreite schließen. Achten Sie auch auf Hinweise, auf die Sie von Gesprächspartnern hingewiesen werden.
