In dem Maße, wie das World Wide Web im Laufe der 90er Jahre immer mehr an Popularität gewonnen hat, so nimmt auch dessen Bedeutung als Informationsplattform zu. Um der wachsenden Fülle an mehr oder weniger strukturierten Inhalten Herr zu werden, ist es erforderlich, dass jeder Anbieter zumindest seine eigenen Inhalte im Griff hat. Die Verwaltung der Inhalte, neudeutsch "Content", übernehmen üblicherweise Content Management Systeme.
Von Timo Fuchs
Die Bedeutung von Content im World Wide Web
Früher stand im WWW die Präsentation einer Marke, Person oder Firma im Vordergrund. Die Homepage wurde als virtuelles Werbeplakat angesehen, viele Betreiber mussten sich im Laufe der Zeit erst einmal mit diesem neuen Medium vertraut machen. Es galt als chic, eine Homepage zu haben, dabei war es fast nebensächlich, dass die meisten Web-Präsenzen nur aus einem Logo und einem knackigen Werbespruch bestanden, bestenfalls noch eine Auflistung der vertriebenen Produkte der sich präsentierenden Firma oder der Lebenslauf des sich präsentierenden Privatmenschen.
Mittlerweile wandelt sich das WWW immer mehr in Richtung einer ernstzunehmenden, vielleicht der weltweit wichtigsten Informationsplattform. Durch die globale Verfügbarkeit und die technisch mögliche hohe Aktualität ist das Web das ideale Medium zur zeitnahen Publikation jeder Art von Informationen. Die Bereitstellung von Ad-hoc-Meldungen ist genauso möglich wie die Archivierung von Zeitungsartikeln, Websites für Kochrezepte gibt es so viele wie für Hobbybastler oder Angler.
Ziel eines jeden Betreibers einer Website ist es, möglichst viele Besucher zu unterhalten oder zu informieren, sei es aus wirtschaftlicher Notwendigkeit oder einfach um eine Community zu bilden. Ein Besucher kehrt aber nur dann häufig wieder, wenn er es erwartet, nach einer bestimmten Zeit etwas Neues auf der Homepage zu entdecken. Eine Website, die möglicherweise grafisch aufwendig gestaltet wurde mag beim ersten Mal interessant sein, wenn sich jedoch inhaltlich nichts verändert, werden die meisten Besucher das nächste Mal fern bleiben.
Doch woher kommen die Inhalte?
Im Großen und Ganzen kann man drei Arten von Inhaltsquellen unterscheiden:
- Zum einen werden die Inhalte vom Anbieter selbst erzeugt. Manche Firmen und Institutionen unterhalten eine Webredaktion, die speziell für das Web Artikel schreiben, Tests publizieren oder Bilder anbieten. Ebenso ist es üblich, Inhalte, die für andere Medien erstellt werden, auch für das Internet aufzubereiten. Beispielsweise unterhält mittlerweile jede große Tageszeitung eine Website, welche dieselben Artikel online anbietet, die sie auch in gedruckter Form bereitstellt.
- Zum zweiten ist es mittlerweile üblich, Inhalte von fremden Inhaltsproduzenten einzukaufen. Die so genannte Content Syndication erlaubt es beispielsweise einer Stadtverwaltung, die keine eigene Onlineredaktion unterhält, die örtlichen Nachrichten von einer regionalen Tageszeitung zu beziehen.
- Die letzte Art der Erzeugung von Content ist vor allem für themenbezogene, privat unterhaltene Websites interessant, weil sie für den Betreiber meist kostenlos ist, nämlich die Besucher zur Erstellung der Inhalte mit einzubeziehen. Dies geschieht üblicherweise durch interaktive Foren, auf denen bestimmte Themen von den Besuchern diskutiert werden oder gegenseitig Hilfestellung bei Problemen geleistet wird.
Wofür wird nun ein Content Management System benötigt?
Das reine Vorhandensein von Inhalten allein macht noch keine gute Website. Dieser Content muss ansprechend, übersichtlich und verständlich gegliedert sein. Mit der Menge des veröffentlichten Contents wächst auch der Pflegeaufwand exponentiell. Jeder, der schon einmal eine eigene Homepage veröffentlicht hat, kennt das Problem, was passiert, wenn man eine neue Seite hinzufügt. Man muss sich aus seinen Vorlagen das Layout heraussuchen, man fügt den Text ein, formatiert noch so ein bisschen um, schaut zu, dass die Seite einigermaßen gut aussieht und publiziert sie. Dann muss man darauf achten, dass die Seite im Webauftritt über mindestens einen Link auch sofort zu finden ist, also muss schlimmstenfalls auf jeder Seite das Navigationsmenü angepasst werden.
Im Laufe der Zeit bekommt man naturgemäß trotz höchster Sorgfalt einen unbezwingbares Chaos an Seiten, Verzeichnissen, verschiedenen Layouts und Links auf Seiten, die man längst wieder gelöscht oder umbenannt hat und die deswegen ins Leere zeigen.
In vielen Firmen wird die Homepage durch einen einzigen Techniker betreut. Dieser erhält die Inhalte von den jeweiligen Abteilungen in den verschiedensten Formaten, manchmal als Word-Datei, manchmal als Email, manchmal in gedruckter Form. Diese Inhalte muss er dann onlinegerecht in die HTML-Vorlagen einfügen und gegebenenfalls in einem Testbereich veröffentlichen, damit sich der Abteilungsleiter das Ergebnis noch einmal anschauen kann. Das kann je nach Größe der Firma für den Techniker zu einem echten Knochenjob ausarten.
Durch die wachsende Bedeutung des WWW steigen auch die Anforderungen an Aktualität und Qualität der Inhalte bzw. der daraus resultierenden Webpages. Die Informationen müssen zeitnah veröffentlicht werden und trotzdem vor der Publizierung noch von dem Chefredakteur oder dem Abteilungsleiter freigegeben werden. Außerdem ist bei vielen Firmen die Einhaltung der unternehmensweiten Gestaltungsrichtlinien (Corporate Design) von großer Bedeutung. Die Platzierung von Logos und die Farb- und Schriftenbestimmungen sind penibel genau einzuhalten.
Diese ganzen Anforderungen sind auf die herkömmliche manuelle Vorgehensweise zur Erstellung von Websites nicht mehr zu erfüllen. Es ist nun die Aufgabe von Content Management Systemen, diese Probleme zu lösen.
Wie funktionieren Content Management Systeme?
Das CMS muss nun eine Arbeitsumgebung schaffen, in der sich jeder auf seine ihm zugedachte Aufgabe kümmern kann. Die Vernetzung der einzelnen Aufgaben übernimmt das CMS. Der Techniker kümmert sich um die Administration des Systems, der Redakteur liefert die reinen Inhalte, der Grafiker erstellt das Design.
Trennung von Layout und Inhalt
Der wichtigste Aspekt eines Content Management Systems ist die Trennung von Layout und Inhalt. Das heißt, es werden einmalig so genannte Layoutschablonen oder Templates erzeugt. Diese legen genau das Design der späteren Webpage fest und definieren, an welcher Stelle nun der nackte Inhalt angezeigt wird.
Die meisten CMS bieten außerdem an, die Inhalte zu strukturieren. Eine einzelne Seite besteht üblicherweise nicht nur aus einem reinen Fliesstext, sondern kann in einzelne Elemente wie Überschrift, Einleitungstext, Name des Autors, Erscheinungsdatum oder die angezeigten Bilder aufgeteilt werden. Dabei ist es wichtig, dass nicht nur eine einzige Art der Seitenstruktur, sondern für jeden Anwendungsbereich ein oder mehrere Schemata definiert werden kann. So besteht eine News-Meldung vielleicht aus einer Überschrift, einem Autor und einem Einleitungstext, eine Seite die ein Produkt präsentiert soll aber die Produktbezeichnung, die Produktbeschreibung, ein Produktbild und die Angabe des Preises enthalten.
Es gilt, je genauer der Inhalt strukturiert ist, desto einfacher ist es für einen möglicherweise wenig technikerfahrenen Autor, sich rein auf seine Inhalte zu konzentrieren. Zudem wird die Einhaltung der Gestaltungsrichtlinien sicherer, da der Rahmen, in dem der Redakteur eigene Formatierungen vornehmen kann, beschränkt ist.
Rollenverteilung und Freigabezyklen
Um die eingangs beschriebene Rollenverteilung auch im System abzubilden, erhält jeder, die Administratoren, die Redakteure und die Grafiker einen eigenen passwortgeschützten Zugang zum Content Management System, wo die jeweilige Rolle durch eine entsprechende Rechteverwaltung festgelegt ist.
Um die Qualität sichern zu können, bieten viele CMS zum Teil frei definierbare Freigabemechanismen nach dem Vier-Augen-Prinzip an. Der Autor erzeugt seinen Inhalt im CMS und sobald er fertig ist wird die Seite an eine vorher festgelegte Benutzerrolle weitergeleitet, üblicherweise an den Chefredakteur oder den Abteilungsleiter. Dieser kann sich die fertige Seite, so wie sie später publiziert werden soll, anschauen und sie freigeben oder zur Korrektur an den ursprünglichen Autor zurückgeben.
Sobald die Freigabe erteilt wurde, wird die Seite automatisch im Web an der festgelegten Stelle publiziert.
Die Verwaltung von Links
Ein weiterer, sehr wichtiger Aspekt, den das CMS erfüllen sollte, ist die automatische Verwaltung von Links. Auf einer Website gibt es sowohl interne Links, also Links, die auf eine andere Seite der gleichen Webpublikation zeigen als auch externe Links, die auf eine andere Ressource im WWW verlinken.
Diese Links befinden sich normalerweise entweder direkt im Fließtext, also dem Inhalt der Seite, oder sind Bestandteil des Navigationsmenüs. Bessere Content Management Systeme bieten eine automatische Aktualisierung der Navigation an. Die mittlerweile übliche Baumnavigation wird entsprechend der hierarchischen Strukturierung der Seiten oder Rubriken im System abgebildet. Sobald eine neue Seite erstellt wird, ändert sich auch automatisch das Navigationsmenü auf allen anderen Seiten ohne dass diese manuell verändert werden müssen.
Ebenso kann auch eine Verzeichnisübersicht automatisch generiert werden, dabei können von allen Unterseiten einer bestimmten Rubrik bspw. Titel, Einleitungstext und ein Bild in der Übersicht untereinander aufgelistet angezeigt werden, sobald eine neue Seite dort erstellt wird, ändert sich auch vollautomatisch die Übersichtsseite.
Interne Links, die von Redakteuren manuell im Inhalt der Seite eingefügt werden, müssen auch einer Verwaltung unterliegen. Das System erkennt einen Link und löst diesen automatisch so auf, dass auf die richtige Seite verwiesen wird. Optimal ist, wenn der Link auch dann noch funktioniert, wenn die angelinkte Seite verschoben oder umbenannt wird. Soll die angelinkte Seite gelöscht werden, erhält der Redakteur dann eine Übersicht über die Seiten, welche einen Verweis darauf haben, um diese Verweise dann zu entfernen.
Externe Links können bei manchen CMS auch automatisch geprüft werden. Ein regelmäßiger Dienst prüft alle externen Links der gesamten Webpublikation und falls die angelinkte Seite nicht mehr existiert, wird eine Benachrichtigung an den verantwortlichen Autor versandt.
Diese hier beschriebenen Hilfsmittel sollten in jedem guten CMS auf jeden Fall vorhanden sein. Es gibt noch eine Reihe weiterer Funktionen, die aber zum Teil sehr spezielle Anforderungen erfüllen.
Wie finde ich "mein" Content Management System?
Der Markt an Content Management Systemen ist voll mit den verschiedensten Lösungen. Die Suche nach einem geeigneten Produkt unter den mehreren hundert angebotenen Systemen gleicht der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. So verschieden die Anforderungen und Inhalte sind, so unterschiedliche sind auch die Ansätze der einzelnen CMS.
Für Privat- und Hobbyanwender gibt es einfache, meist kostenlose oder preisgünstige CMS, die aus einem Layout- und Content-Baukasten bestehen, wo man sich aus vorgefertigten Elementen eine eigene Seite bauen und neue Inhalte hinzufügen kann. Diese Systeme sind meist recht unflexibel, reichen aber für viele Fälle vollkommen aus. Bedient werden diese Systeme meist über eine simple Weboberfläche im Browser oder ein kleines Programm, das man sich auf seinen Computer lädt. Verschiedene Benutzer oder Rollen sucht man hier meist vergeblich, es wird von einem einzelnen Webmaster ausgegangen.
Für anspruchsvollere Projekte sollte man schon zu einem System greifen, das die individuelle Erstellung von Layouttemplates und das freie Definieren von Inhaltsstrukturen ermöglicht, bestenfalls mit automatischer Erstellung von Navigationsmenüs und Übersichtsseiten. Mit Hilfe einer Benutzer- und Rollenverwaltung sowie der Einrichtung von Freigabezyklen ist der Einsatz als Redaktionssystem für Firmen mit mehreren Autoren und mehreren Tausend Einzelseiten bei hoher Aktualität der Inhalte möglich. Die meisten Produkte dieser Kategorie bietet die Bedienung komplett über den Webbrowser an, die Installation eines Anwendungsprogramms auf dem Computer des Redakteurs oder des Administrators ist nicht notwendig.
Die Spitze stellen so genannte Enterprise Content Management Systeme dar. Diese Systeme verfügen neben den üblichen Funktionen für Redaktion und Administration über offene Schnittstellen, über die einerseits bspw. automatisierte Vorgänge durchgeführt werden können, als auch der automatische Import externer Inhalte, wie bspw. Meldungen von Nachrichtenagenturen. Ein Enterprise CMS bietet die Möglichkeit der Integration weiterer firmeninterner IT-Systeme (Enterprise Application Integration) wie bspw. die Übernahme von Kundendaten aus der Groupware oder der Produktinformationen aus dem Warenwirtschaftssystem.
Die Möglichkeiten sind hier praktisch unbegrenzt, allerdings auch die Kosten, die sowohl für die Softwarelizenz als auch für die Integration anfallen.
Auf dem Markt gibt es neben den oben aufgeführten Kategorien auch weitere Anwendungen zur Erstellung dynamischer Websites mit integrierter Forumssoftware oder Chatsystemen. Diese sind jedoch nicht als klassische Content Management Systeme einzuordnen, auch wenn sie einige einfache hier beschriebene Funktionen integrieren.
Was bringt die Zukunft für Content Management Systeme?
Die Bedeutung des WWW und der dort transportierten Inhalte wird weiter an Wichtigkeit gewinnen. Nach einer Studie von Forrester Research wird sich die Menge der elektronischen Inhalte jedes Jahr mehr als verdoppeln. In gleichem Maße wird auch die Verwendung von Content Management Systemen zunehmen, ebenso die Bedeutung als zentrales System zur Verwaltung sämtlicher Inhalte einer Institution.
Der Autor
Timo Fuchs ist Mitglied der Geschäftsleitung bei der Pinuts media+science GmbH. Seit Mitte der 90er Jahre ist er zum Teil als Projektleiter an umfangreichen Web-Projekten für größere Unternehmen beteiligt, wo sehr früh Content Management Systeme zum Einsatz kamen.
Weiterführende Links
http://www.contentmanager.de/
Forum rund um Content Management Systeme
